Conceperea si elaborarea unui proiect

CE ESTE UN PROIECT ?

Un proiect este o initiativă limitată în timp în scopul de a crea un serviciu unic. O combinatie de resurse sunt puse împreună şi organizate întro structură temporară cu intentia de a atinge un scop specific. Astfel, expresia “limitat în timp” care poate avea sensul de “scurtă durată” este folosită aici pentru a specifica faptul că proiectul este definit temporar ca dată de început şi de sfârşit. Unele proiecte pot fi continuate sau convertite în alte proiecte.

Un proiect este modul de implementare al unui program şi presupune existenta unui obiectiv specific şi unui buget. Trebuie precizat că un proiect nu se implementează prin alte proiecte, fiind o actiune cu un scop precis.

Un proiect trebuie să răspundă la întrebările: DE CE?finalitatea, CE?obiective intermediare şi terminale, CUM?definirea strategiei, căile de realizare, CINE?definirea responsabilitătilor fiecărui partener, CU CE ?stabilirea resurselor umane, financiarebugete, defalcate pe activităti, CÂND ?fixarea termenelor, CU CE REZULTATE?anticiparea efectelor pe plan material, moral, intelectual etc.

DE CE TREBUIE SĂ ŞTIM SĂ ELABORĂM UN PROIECT?

În ultimii ani a apărut o nouă modă, legitimă în contextul tranzitiei, moda proiectelor. Toată lumea elaborează proiecte în întreprinderi, în sate, în licee şi facultăti, în institutii centrale sau locale, acolo unde a ajuns comanda internă sau externă şi, mai ales, acolo unde au ajuns fondurile de finantare a unor activităti deja planificate. Multi încearcă să proiecteze, dar putini reuşesc să pună pe masa beneficiarului proiectul asteptat de acesta! Aşa se explică de ce fonduri importante alocate de diverse organisme, mai ales internationale, au rămas nefolosite, au fost returnate la destinatie întrucât nu au existat proiecte adecvate, de calitate, care să merite cheltuirea lor.

Astfel, acest curs reprezintă o resursă de informare şi documentare pentru toti cei care doresc să schimbe ceva, pentru cei care speră să atragă fonduri pentru derularea unor programe, pentru cei care intentionează să dezvolte strategii pe termen lung în diferite arii de interventie.

PAŞI ÎN REALIZAREA UNUI PROIECT

I. IDENTIFICAREA ŞI FORMULAREA PROBLEMEI CARE TREBUIE REZOLVATĂ PRIN PROIECT

( Se mai folosesc termenii: analiza de nevoi, motivatia, argument ) Analiza SOWT facilitează abordarea strategică a aspectelor legate de :

STRENGTHS ( puncte tari ) aspecte pozitive intrinseci (interne) ale situatiei avute în vedere WEAKNESS ( puncte slabe ) aspecte negative intrinseci (interne) ale situatiei avute în vedere
OPPORTUNITIES (oportunităti ) aspecte pozitive externe ale situatiei avute în vedere THREATS ( amenintări ) aspecte negative externe ale situatiei avute în vedere

Principalul scop al acestui demers este descoperirea posibilelor obiective ale viitorului proiect.

STRENGTHS (punctele tari) se referă la orice elemente utile, resursele existente care ar putea fi disponibile. Sunt avute în vedere toate tipurile de resurse, în special cele materiale, umane şi financiare.

Resursele materiale disponibile pot fi spatii, resurse informationale (inclusiv conexiunile şi produsele software care ar putea fi utilizate), logistica existentă, precum şi elementele organizationale ce ar putea constitui premise pentru evolutiile ulterioare, etc.

Resursele umane se referă la personalul existent, dar şi la posibilitătile de atragere a altor persoane

Resursele sunt deosebit de importante, fiind avute în vedere posibilitatea finantării proiectului.

WEAKNESS (punctele slabe) reprezintă cheia viitorului obiectiv al proiectului (ce intentionezi să rezolvi prin proiect, de ce este acesta necesar). Trebuie să se evite, însă, crearea impresiei de entitate slabă în ansamblu, care nu ar putea fi fezabilă. De asemenea, dintre punctele slabe identificate, trebuie selectate cele care au cel mai mare impact asupra entitătii analizate. Se impune acoperirea prin proiect în întregime, în mod proportional, a punctelor slabe.

OPPORTUNITIES (oportunităti) sunt disponibile numai temporar şi reprezintă resursele care pot fi utile proiectului avut în vedere. Acestea trebuie să fie credibile, din perspectiva certitudinii de a beneficia de ele (şi nu doar probabile).

THREATS (amenintări, riscuri) sunt legate de ce sar întâmpla în cazul în care nu este promovat proiectul respectiv. Nu este avut în vedere faptul că situatia ar putea rămâne aceeaşi ca şi până atunci, ci ceea ce ar reprezenta efectele negative ale nepromovării proiectului. Trebuie demonstrată în mod cât mai convingător nevoia stringentă, efectele negative majore ale nepromovării proiectului, vizând un spectru cât mai larg (toată zona în care entitatea activează, inclusiv efectele negative asupra tertilor). Cu alte cuvinte, este de dorit să se creeze convingerea clară că fără derularea acestui proiect nu se poate merge mai departe.

Identificarea GRUPULUI tINTĂ sau beneficiarii proiectului.

Grupul tintă reprezintă destinatarii finali ai actiunii unui proiect.

Ex.: dacă ne referim la un proiect de formare de voluntari, grupul tintă este reprezentat de tinerii din grupa de vârsta stabilită care au aptitudini specifice, beneficiarii directi vor fi tinerii care vor fi formati (selectati din grupul tintă), iar cei indirecti – comunitatea, în ansamblu, cei care vor beneficia de serviciile voluntarilor.

În stabilirea grupului tintă se impune să se tină cont de obiectivele strategice majore ale proiectului în functie de beneficiile imediate sau pe termen mai lung se poate face distinctia între grupul tintă/beneficiarul direct şi indirect. Trebuie precizat că grupul tintă este o notiune distinctă de echipa de lucru a proiectului.

 

II. FORMULAREA OBIECTIVELOR ŞI A SCOPULUI

Stabilirea obiectivelor

Încercăm să răspundem la următoarele întrebări:

  • Care este perioada stabilită pentru obtinerea fiecăruia dintre scopuri?
  • Ce paşi specifici trebuie făcuti pentru a le putea obtine?
  • Care sunt obiectivele specifice ale fiecărei instante care intervine?
  • Ce termene concrete se vor fixa pentru îndeplinirea obiectivelor mentionate anterior?.

ATENtIE: SCOP ŞI OBIECTIV au semnificatii diferite în planificare. Un obiectiv este un câştig concret care trebuie obtinut după o perioadă de timp dată. Obiectivul permite obtinerea scopului, convertind un plan general întro serie de paşi specifici şi uşor manevrabili.

SMART:

  • SPECIFIC,
  • MĂSURABIL,
  • POATE FI ATINS,
  • RESURSE,
  • TIMP.

Obiectivul general (exprimat în maxim 200 de caractere) exprimă ce se construieşte în cadrul respectivului proiect. Putem include, de asemenea, în obiectivul general, scopul proiectului, finalitatea acestuia.

Obiectivul general este împărtit în 2,3,4 obiective specifice, formulate astfel încât rezolvarea lor să conducă la realizarea obiectivului general. Acestea trebuie să fie apoi enuntate, comentate, explicate, concretizate şi delimitate, astfel încât să reiasă clar distinctia între ce se spune că se va face şi ce nu te obligi să faci (e un mod de protectie în cadrul monitorizării).

Se poate, de asemenea, sublinia o anumită interconectare între obiectivele specifice (obiectivul 1 favorizează realizarea obiectivului 2, care la rândul lui conditionează realizarea obiectivului 3, etc.). Trebuie însă avut mereu în vedere faptul că părtile reprezintă mai putin decât întregul.

Se definitivează titlul proiectului, care trebuie să sugereze obiectivul general, scopul urmărit de acesta.

 

III. STABILIREA ECHIPEI DE PROIECT ŞI A PARTENERILOR

Criteriile avute în vedere sunt perioada de timp în care se derulează proiectul, resursele umane, materiale avute în vedere

Un factor important este seriozitatea şi perseverenta membrilor echipei, gradul de implicare în realizarea activitătilor prevăzute.

Recomandare: pentru creşterea gradului de eligibilitate al proiectelor (depuse pentru finantare) vor fi atraşi ca parteneri institutiile publice cu rol in domeniul de aplicabilitate al proiectului.

IV. STABILIREA BUGETULUI PROIECTULUI

Planificarea bugetului are că scop să răspundă la întrebarea ,,Cât costă resursele necesare derulării proiectului şi cum acoperim acoperim aceste sume?” Practic, sunt evaluate toate costurile, atât cele în bani, cât şi cele în timp şi resurse umane.

Nr crt Categoria de cheltuieli Contributie Partener 1 Contributie Partener 2 Contributie Partener 3 Contributie Partener4
1 Consumabile        
2 Tipărituri        
3 Închirieri de spatii        
4 Poşta telecomunicatii, internet        
5 Transport        
6 Cazare        
7 Alocatii pentru masă        
8 Premii        
9 Cărti, alte publicatii, materiale pe suport magnetic        
  Total        

V. STRUCTURAREA ACTIVITĂtILOR

Activitătile reprezintă “Ce este de făcut”. Acestea trebuie să fie foarte strâns legate de obiective şi să aibă indicatori. Indicatorii sunt rezultatele care arată că activitatea are loc sau un obiectiv a fost atins. Pentru fiecare obiectiv corespunde cel putin o activitate, iar pentru fiecare activitate corespund indicatori.

Indicatorii oferă evidenta cerută arătând dacă obiectivele au fost atinse şi ce activităti au fost de succes. Indicatorii trebuie să fie:

relevanti (esentiali pentru implementarea cu succes a activitătilor interventiei

primare);

realistici (să ofere răspunsuri consistente la orice întrebare legată de setul de

obiective ce au fost atinse);

verificabili (să poată fi măsurati sau observati la un cost rezonabil).

Această etapă contine răspunsul la întrebarea ,,Cum va fi atins obiectivul?” (ce ai să faci efectiv). Scopul este să demonstrezi că, prin parcurgerea tuturor paşilor intermediari stabiliti, poti să atingi obiectivul.

În primul rând este utilă realizarea unei individualizări a sarcinilor membrilor echipei de proiect şi a partenerilor, astfel încât să reiasă cu claritate cine, ce, cum şi ce fel trebuie să facă ceva anume. Practic, fiecare actiune este împărtită în bucăti din ce în ce mai mici, întro structură de tip ciorchine, care va constitui baza managementului proiectului.

Structurarea proiectului include o serie de activităti tipice: informaredocumentare, conceperea produsului care face obiectul proiectului, executia acestuia, implementareapilot, elaborarea unei documentatii privind obiectul proiectului, evaluarea proiectului

Prima activitate din cadrul unui proiect este cea de informaredocumentare (mobilităti, acces la surse de informatii , identificarea finantatorilor)

Încă din această fază, se vor definitiva toate resursele necesare (umane, materiale, financiare ).

Activitatea de executie se referă la demersurile concrete, care sunt făcute efectiv în cadrul proiectului pentru finalizarea acestuia, conform obiectivului general

Activitatea de implementare pilot se desfăşoară în scopul de a stabili, pe baza feedbackului, ce sa făcut bine şi ce anume sa greşit. Aceasta se realizează prin seminarii, analize şi evaluări, cu participarea partenerilor din proiect, în urma cărora se iau măsurile de corectie necesare pentru ameliorarea erorilor constatate.

În final se elaborează o documentatie privind obiectul proiectului, în scopul diseminării, sustenabilitătii şi realizării efectului multiplicator. Acest material va putea fi folosit ca ghid, de către cei care vor derula ulterior proiecte similare.

 

VI. PLANIFICAREA ACTIVITĂtILOR

În cadrul acestei etape se răspunde la patru întrebări: cine?, ce?, unde? şi când? trebuie să facă ceva anume în cadrul proiectului. Astfel, fiecărui membru al echipei de proiect, fiecărui partener din proiect i se atribuie o responsabilitate.

Se stabileşte perioada de desfăşurare a proiectului, care, de regulă este de câteva luni, până la un an, împărtinduse timpul în cele 3 perioade principale de desfăşurare ale proiectului: informare documentare, realizare, implementare.

Cel mai uşor se realizează planificarea cu ajutorul unor grafice, care constituie o ,,hartă” ce furnizează cu uşurintă informatii privind cine, ce, unde şi când trebuie să facă ceva în cadrul proiectul.

CALENDARUL ACTIVITĂtILOR

Nr crt Perioada Activitatea Indicatori Respon sabili Materiale logistică Costuri
1 Luna I Conferinta de presă lansarea proiectului Ex: nr. reprez. massmedia prezenti nr. articole publicate Coord. proiect Broşuri,internet, închiriere sala  
2   Contactarea partenerilor si a   Coord Comunicatii  
    sponsorilor   proiect    
3   Pregătirea logisticii necesare ptr.   Membri Închirieri spatii, proc  
    realizarea proiectului   Parteneri de aparatură  
          consumabile, etc  
4 Luna II Informarea documentarea Aplicarea de chestionare, interviuri,valorificarea acestora   Membri Parteneri Hârtie xerox transport  
5 Lunile III, IV, V Realizarea proiectului Executia materialelor suport tipărite sau electronic   Membrii echipei Parteneri Broşuri, pliante, Calculatoare, internet Spatii  
    Seminarii, conferinte, ateliere        
6 Luna VI Conferinta de presă Mediatizarea proiectului finalizat   Coord proiect Reprez. ai presei Închirieri spatii Pliante, broşuri  
7   Diseminarea proiectului   Membrii Parteneri Spatii, pliante, broşuri  
8   Evaluarea proiectului   Membrii Consumabile  
    sondaje periodice (aplicarea si   Parteneri Spatii de închiriat  
    valorificarea chestionarelor        
    Seminarii, ateliere) Întâlniri cu posibili beneficiari        

 

VII. EVALUAREA REZULTATELOR

Rezultatele tangibile – efecte imediate – efecte viitoare

Se măsoară eficienta (rezultate/resurse), eficacitatea (obiectiv realizat/planificat), economia (costuri realizate/planificate), acceptabilitatea (satisfacerea beneficiarilor).

Notiunea de ,,rezultat /efect” este diferită de cea de ,,obiectiv” al proiectului şi se referă la ce se va întâmpla la finalizarea acestuia. Totuşi se impune să subliniem faptul că există o legătură indisolubilă între obiectiv (ce faci tu, în cadrul proiectului) şi rezultat (cum schimbă asta situatia existentă).

Efectele sunt clasificate în tangibile (outputs), imediate (outcomes) şi pe termen lung (impact). De asemenea, trebuie evidentiat efectul multiplicator.

Rezultatele tangibile (outputs) se caracterizează prin faptul că pot fi măsurate, cuantificate în unităti de măsură. Ex nr. de elevi cuprinşi intro forma de şcolarizare, nr. de pliante, broşuri distribuite, etc.

Rezultatele imediate (outcomes) se referă la consecintele proiectului, dar nu pot fi măsurate, cuantificate în unităti de măsură. Acestea se formulează la de obicei prin ,,îmbunătătirea...”, ,,creşterea..”, ,,scăderea...”, etc., fără să se indice modificarea prin cifre. De exemplu, ,,scăderea abandonului şcolar cu 15 %” este un efect tangibil, în timp ce ,,scăderea abandonului şcolar ” este un efect imediat.

Rezultatele pe termen lung (impact) se referă la efectele viitoare ale proiectului. De exemplu, creşterea interesului populatiei şcolare pentru învătătură.

Efectul multiplicator se referă la propagarea la altii a consecintelor proiectului, care nu trebuie însă confundată cu ,,diseminarea”, aceasta din urmă referinduse la reproducerea întocmai a proiectului în cadrul altor situatii

EVOLUtIA PROIECTULUI POSTIMPLEMENTARE

În cadrul algoritmului de implementare a unui proiect , acest ultim pas are scopul de a răspunde la întrebarea ,,Ce se va întâmpla la finalizarea proiectului şi ce va rămâne după aceea?”. Astfel, se au în vedere diseminarea şi efectul multiplicator.

Diseminarea se face pe baza unui plan întocmit în prealabil, încă din faza de planificare şi are ca scop reproducerea întocmai a rezultatului proiectului în cadrul altor entităti legal constituite.

Efectul multiplicator este similar ,,cuceririi unui cap de pod” (vor apărea noi proiecte şi actiuni legate de acesta, astfel încât să putem afirma că am acoperit veriga lipsă dintrun lant). Este în fapt vorba despre propagarea la altii a consecintelor proiectului, care nu trebuie însă confundată cu ,,diseminarea”, aceasta din urmă referinduse la reproducerea întocmai a proiectului la terti.

CONCLUZII

Un proiect „bine făcut” trebuie să îndeplinească o serie de conditii strategice Adecvareasă corespundă finalitătii propunătorilor dar şi al partenerilor implicati Fezabilitatea să fie realizat in termeni fireşti, conform celor convenite de echipa şi de parteneri, să nu depăşească resursele umane şi materiale. Economicitatea să utilizeze resursele în limita bugetului initial Simplitatea şi precizia să fie accesibil tuturor partenerilor şi să exprime în termeni uzuali toate elementele componente ale ceea ce vrea şi ceea ce rezultă. Flexibilitatea – să poată fi ameliorate disfunctionalitătile apărute în fazele intermediare fără a afecta finalitatea propusă. Respectarea economiei de timp, stabilirea orizontului temporal al fiecărei actiuni în raport cu importanta acestuia în proiect vizând aspectul strategic, tactic şi operational.

De asemenea, mai trebuie avute în vedere respectarea cadrului normativ, a legislatiei, selectarea solutiilor originale pentru grupul tintă, consultarea literaturii de specialitate, explorarea impactului proiectului, identificarea elementelor cheie prin care se pot proiecta actiuni întro etapă postproiect

Prof. Mihaela Grecu Insp. Şcolar Educ I.S.J. Galati

Comentarii (1)add comment

Marin Mazur said:

0
Management
Idea și Lucrarea este f.bună, este de ajutor. Totuși, Ce este planificarea activităților în detaliu? Dați vă rog un exemplu pentru Forumul Cultural Internațional, sau Școala de vară cu ateliere?
 
martie 14, 2014 | url
Votes: -1

Scrie un comentariu
smaller | bigger

security image Scrie caracterele


busy